Zuschüsse für Internationale Jugendbegegnungen

Alles, was ihr wissen müsst, um Zuschüsse für eure internationalen Begegnungen zu beantragen. Außerdem alle Formulare im Download.


Liebe ASJlerinnen und ASJler, wir freuen uns, dass ihr ein Projekt in der internationalen Jugendarbeit durchführen wollt. Hier geben wir euch die wichtigsten Infos zu Zuschüssen für internationale Jugendarbeit aus dem Programm Globalmittel im Kinder- und Jugendplan des Bundes, die über das Bundesjugendbüro der ASJ Deutschland in Köln beantragt werden können. Selbstverständlich beantworten wir jederzeit alle eure Fragen zur internationalen Jugendarbeit und zu euren konkreten Austauschprojekten per E-Mail oder telefonisch. Ihr könnt aus dem Programm Globalmittel grundsätzlich für Projekte mit allen Ländern Zuschüsse beantragen. Für Austausche mit Frankreich und Polen gibt es jedoch abweichende Regelungen, die hier nicht beschrieben werden. Auch zu Projekten mit Entwicklungsländern sind weitergehende Informationen zu beachten, die wir auf Anfrage geben.


Wir haben die Informationen in folgende Abschnitte gegliedert:


1.) Grundsätzliches
2.) Nicht förderbare Austauschprojekte
3.) Ziele der Austauschprojekte
4.) Bedingungen für die Zuschüsse
5.) Welche Projektarten können gefördert werden?
6.) Mindestanforderungen an ein
Austauschprogramm
Altersgrenzen
Gruppengrößen
Dauer der Begegnung
7.) Zeitpunkt der Förderzusage
8.) Privater Aufenthalt bei Austauschen
9.) Rückzahlung
10.) Notwendige Formulare
Formulare für den Antrag
Formulare für den Verwendungsnachweis
11.) Anerkennung der KJP-Richtlininen
12.) Öffentlichkeitsarbeit
13.) Wichtige Hinweise zum Schluss

Ihr könnt diesen Erläuterungstext hier auch als Datei herunter laden, um einfacher damit zu arbeiten. Außerdem gibt es hier eine Kurzübersicht. Um einen Antrag zu stellen, ist es jedoch hilfreich, den ganzen Erläuterungstext zu lesen.

Grundsätzliches:

Aus den internationalen Globalmitteln werden in erster Linie Gruppenbegegnungen für junge Menschen zwischen 14 und 26 Jahren gefördert. Von dieser Altersbegrenzung ausgenommen sind die Leiter der jeweiligen Austauschaktionen sowie Fachkräfte in der Jugendarbeit.

Zeitplan für die Beantragung von Fördermitteln für internationale Maßnahmen

Bis 31.01. eines jeden Jahres: Einreichen einer formlosen Interessensbekundung

Bis 15.03. eines jeden Jahres: Einreichen des Förderantrags, der Kostenkalkulation und des geplanten Programms

Bis 15.05. eines jeden Jahres: Weiterleitungsverträge werden durch das BJB an die Gliederungen verschickt

Hinweise:
• Sechs Wochen nach Ende der Maßnahme müssen die Nachweise im BJB angekommen sein
KJP-Teilnehmerliste muss von allen Teilnehmern unterschrieben vorliegen


Die Projekte in der Internationalen Jugendarbeit müssen gegenseitig sein. Bei ihrer Planung muss immer auch ein Gegenbesuch im jeweils anderen Land geplant werden. Dieser soll spätestens 16 Monate nach dem ersten Treffen stattfinden. Plant ihn also am besten gleich mit. Wenn ihr ihn mehr als 16 Monate nach dem ersten Treffen beantragt, kann es sein, dass kein Zuschuss dafür bewilligt wird. Die Förderung aus dem KJP folgt dem Gastgebenden-Prinzip: Das heißt, wenn ihr eure Partnergruppe in Deutschland empfangt, müsst ihr alle hier anfallenden Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Programm und notwendige Versicherungen tragen. Wenn ihr ins Ausland reist, tragt ihr eure Reisekosten und eure Partnergruppe die Kosten vor Ort. Kommt eure Partnergruppe aus einem Entwicklungsland, gibt es die Möglichkeit, auch deren Fahrtkosten zu bezuschussen, wenn sie euch besucht. Wenn ihr die Gastgeber seid, wird euer Zuschuss anhand von Tagessätzen pro Teilnehmendem (Gast und Gastgeber) errechnet. Eine Aufstellung der Tagessätze in den verschiedenen Projektformaten findet ihr hier.
Fahrtkosten: Die Zuschüsse für die Fahrtkosten innerhalb Europas (geographisch) betragen zwölf cent je Kilometer werden anhand der Routenplanung über www.maps.google.com ermittelt. Die Zuschüsse für die Fahrtkosten außerhalb Europas betragen acht Cent pro Kilometer und werden anhand der Luftlinie über www.luftlinie.org ermittelt. Es gilt die einfache Strecke als Berechnungsgrundlage. Als Ausgangspunkt gilt der Heimatort bzw. der Sammelort der Gruppe. Als Zielort gilt der Programmort bzw. der Ort des Zusammentreffens mit der Partnergruppe. Die dabei ermittelten Beträge werden auf volle Eurobeträge aufgerundet. Es gibt aber eine Höchstgrenze von 358,- Euro pro Person.


Bei internationalen Fachkräftemaßnahmen im Ausland gibt es für Teilnehmende aus Deutschland einen einmaligen Zuschlag von 51,- Euro pro Person. Ins-gesamt pro Maßnahme jedoch höchstens 511 Euro. Diese Zuschläge dürfen aber nicht verwendet werden für:

• Unterkunfts-, Verpflegungs- und Fahrtkosten, die während der Maßnahme entstehen
• Koordinierungskosten (wenn ein anderer Träger Verwaltungsarbeiten übernimmt, bei denen insbesondere Personal- und Sachkosten für Antrag-stellung und Verwendungsnachweis-Erstellung anfallen)
• Taschengeldzahlungen und Gastgeschenke
• Versicherungskosten aller Art, weder für die Maßnahme noch für Vor- und Nachbereitung, es sei denn, dass die Versicherungen gesetzlich vorgeschrieben sind
• Visumkosten und Impfungen
• Ausbildung von Gruppenleitern
• Honorare für Referentinnen und Referenten im Ausland
• Kosten des ausländischen Partners für Vor- und Nachbereitung

Nicht förderbare Austauschprojekte:

Keine Zuschüsse aus dem KJP gibt es für Projekte, die
• nur der Erholung oder Touristik,
• der Berufsausbildung oder dem Studium,
• der weltanschaulichen oder Religiösen Erziehung dienen.

Maßgeblich sind dabei die im Projektantrag zu beschreibenden Inhalte, die geplanten Methoden und die Struktur der Projekte.

Welche Ziele sollen die Austauschprojekte erreichen?

Wichtigstes Ziel des Kinder- und Jugendplanes - Internationale Jugendarbeit - ist die Verwirklichung der persönlichen Begegnung junger Menschen aus verschiedenen Ländern.

Dabei muss jedes Projekt
• Die spezifischen Belange von Mädchen und Jungen und jungen Frauen und jungen Männern berücksichtigen und den Abbau geschlechtsspezifischer Benachteiligungen im Projekt anstreben (Gender-Mainstreaming). Mit welchen Methoden die Umsetzung dieses Ziels angestrebt wurde muss im Verwendungsnachweis beschrieben werden.
• Die Integration von Jugendlichen mit Migrationshintergrund erreichen. Auch hier muss im Verwendungsnachweis dargestellt werden, mit welchen Methoden die Umsetzung dieses Ziels angestrebt wurde.

Mehr Infos zu diesen beiden Punkten bekommt ihr auf Anfrage im Bundesjugendbüro.

Welche Bedingungen sind mit den Zuschüssen verknüpft?

Alle Zuschüsse werden als Teilfinanzierung vergeben. Ihr müsst für eure Austauschprojekte also immer auch Fördermittel aus anderen Quellen beantragen oder Eigenmittel einsetzen. Die Zuschüsse werden in der Regel als nicht zurückzahlbarer Festbetrag vergeben. Der Betrag wird anhand der festgelegten Tagessätze errechnet und muss für die Posten in eurer im Antrag gemachten Kalkulation verwendet werden. Das heißt, ein einmal bewilligter Zuschuss ist euch in dieser Höhe sicher, selbst wenn sich die tatsächlichen Kosten eures Austauschprojekts gegenüber dem Projektantrag verändern. Ihr müsst also kein Geld zurückzahlen, wenn ihr weniger Geld braucht, als kalkuliert, sofern ihr noch Kosten aus eigenen Mitteln tragt und ihr nicht gegen andere Zuschussbedingungen verstoßt. Leider bedeutet das auch, dass ihr keine Erhöhung des Zuschusses bekommen könnt, wenn euer Austauschprojekt teurer wird als geplant. Macht darum bitte eine ehrliche und gründliche Kostenkalkulation bei der Antragstellung.

Ihr müsst für alle eure Ausgaben im Austauschprojekt ein Kassenbuch führen, wie es in der Buchhaltung üblich ist. Alle Belege, Rechnungen Quittungen zu Kosten eures Projekts müsst ihr im Original dem Kassenbuch beifügen und sie nach Ende eures Austausches fünf Jahre lang aufheben. In dieser Zeit muss es für den Bundesrechnungshof oder die Bundesjugendkontrollkommission jederzeit möglich sein dieses Kassenbuch und die dazugehörigen Belege zu kontrollieren.

Welche Projektarten können gefördert werden?


• Bilaterale Jugendbegegnungen. Das sind Jugendbegegnungen mit Partnern aus zwei Ländern.
• Multilaterale Jugendbegegnungen, das sind Begegnungen mit Partnern aus mindestens drei Ländern. Bei multilateralen Jugendbegegnungen mit Ländern aus Europa sind die Zuschüsse aus dem Förderprogramm Jugend für Europa der EU höher. Wir empfehlen daher eine Antragstellung in diesem Topf.
• Jugendgemeinschafts- und Jugendsozialdienste, das sind Workcamps und andere gemeinnützige Arbeitseinsätze.
• Seminare und andere Veranstaltungen mit einem gemeinsamen Arbeitsprogramm, bei denen gemeinsame Arbeitseinheiten im Vordergrund stehen.
• Internationale Maßnahmen mit Fachkräften der Jugendarbeit. Das sind Projekte mit haupt-, neben- und ehrenamtlichen Fachkräften der Jugendhilfe zur Weiterentwicklung der Jugendhilfe durch Informationsaufenthalte, Erfahrungsaustausch, Erarbeitung neuer Konzeptionen sowie Pflege und Ausweitung der jugendpolitischen Beziehungen.
• Zusätzlich ist die Förderung der Aus- und Fortbildung von Jugendgruppenleitenden und Mitarbeitenden der internationalen Jugendarbeit, internationale Fachtagungen sowie Hospitationen und Praktika in Einrichtungen der Jugendhilfe mit einer Dauer von maximal drei Monaten möglich. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen im Hinblick auf die Umsetzung einen besonderen fachlichen Bezug zum Thema der Maßnahme aufweisen.


Wichtig!

Bedenkt bitte bei der Kalkulation eures Austausches, dass die höchstmögliche Förderung oft nicht gewährt werden kann, da mehr Anträge gestellt werden, als Mittel zur Verfügung stehen. Wenn euch dadurch ein Defizit entsteht, könnt ihr die ASJ Deutschland nicht dafür haftbar machen.

Bei allen Anträgen für Zuschüsse aus den internationalen Globalmitteln, die bis zum 30. April eines jeden Jahres für das laufende Jahr im Bundesjugendbüro eingehen, werden wir versuchen die höchstmögliche Förderung zu erreichen. Alle danach gestellten Anträge können nur noch aus dann evtl. noch vorhandenen nicht beantragten Mitteln bedient werden. Häufig ist das zur Verfügung stehende Geld dann aufgebraucht.


Mindestanforderungen an euer Austauschprogramm:

Altersgrenzen:
Das Mindestalter der Teilnehmenden beträgt 12 Jahre. Das Höchstalter der Teilnehmenden bei bi- und multilateralen Begegnungen beträgt 26 Jahre. Ausgenommen ist davon in jedem Fall eine Leitungsperson aus jedem Land. Darüber hinausgehend können weitere Leitungspersonen in einem angemessenen Verhältnis zur Teilnehmerzahl älter als 26 Jahre sein. Bei einem internationalen Projekt mit überwiegend minderjährigen Teilnehmenden sind das z.B. mindestens eine männliche und eine weibliche Leitungsperson aus jedem Land. Weitere Ausnahmen können abhängig vom Projektdesign durch das Bundesjugendbüro mit dem BMFSFJ verhandelt werden.
Bei Fachkräfteprogrammen gibt es für das Höchstalter keine Beschränkung. Die Teilnahme von Personen außerhalb dieser Altersgrenzen kann zum Wegfall der gesamten Förderung führen. In diesem Fall bekommt Ihr dann gar keinen Zuschuss. Von den Altersgrenzen kann jedoch in begründeten Fällen nach Rücksprache mit dem Bundesjugendbüro abgewichen werden. Meldet Euch wenn Ihr ein Projekt plant, das von den genannten Altersgrenzen abweicht, wir bemühen uns, Euren Plan förderfähig zu kriegen.

Gruppengrößen:
Es können bei bi- und multilateralen Begegnungen junger Menschen einschließlich der Leitung höchstens 25 Teilnehmerinnen und Teilnehmer gefördert werden.
Die Mindestgruppengröße bei Jugendbegegnungen beträgt fünf Teilnehmende zuzüglich einer Leitungsperson aus jedem Land. Wenn die Teilnehmenden überwiegend minderjährig sind, kann pro Land eine weitere Betreuungsperson über 26 Jahren gefördert werden.
Die Anzahl der Teilnehmenden der Gastgeber- und Gastgruppe soll bei bilateralen Projekten ausgewogen, bei multilateralen Projekten angemessen, das heißt, in etwa gleich sein. Bei Inlandsprogrammen werden für höchstens genau so viele Personen aus Deutschland wie aus dem Ausland in Zuschüsse bezahlt.
Bei Fachkräftemaßnahmen soll die Gruppe der deutschen und ausländischen Teilnehmenden in der Regel nicht mehr als jeweils acht Personen inkl. einer Leitungsperson umfassen.

Dauer der Begegnung:
Euer bi- oder multilaterales Austauschprojekt muss mindestens sechs Programmtage lang sein. Es darf höchstens 30 Tage lang dauern.
Habt ihr einen Austausch mit einem Entwicklungsland, soll ein Treffen mindestens 21 Tage dauern.
Workcamps sollen 14 Programmtage lang sein, wobei die gemeinsamen Arbeitstage den überwiegenden Zeitanteil einnehmen müssen.
Bei der Mindestdauer aller Projektarten zählen nur Programmtage, die An- und Abreisetage werden nur dann mitgezählt, wenn Programm stattgefunden hat.
Auch von der Mindestdauer kann in begründeten Einzelfällen abgewichen werden. Haltet auch hier möglichst frühzeitig Rücksprache mit dem Bundesjugendbüro.

Achtung:

Wenn Ihr eine Austauschaktion plant, die an irgendeiner oder mehreren Stellen nicht die oben genannten Regeln erfüllt, ist die Förderung nicht von vorne herein ausgeschlossen. Dann müssen begründete Sonderanträge beim BMFSFJ gestellt werden. Das Bundesjugendbüro hilft Euch dabei. Nehmt also bei jedem geplanten internationalen Projekt unbedingt Kontakt mit dem Bundesjugendbüro auf. Nur wer fragt, kann Ausnahmen genehmigt bekommen.
Das gilt auch, wenn sich abzeichnet, dass ihr euer Projekt anders durchführen müsst, als ihr es beantragt habt.

Zeitpunkt der Förderzusage:
In aller Regel liegt die endgültige Bewilligung der Zuschüsse durch das BMFSFJ spätestens Anfang Juni vor.
Dann werden wir auf Basis eurer im Antrag gemachten Kalkulation und der insgesamt verfügbaren Fördersumme mit euch einen vorgeschriebenen Weiterleitungsvertrag schließen. Die darin genannte Höhe der Zuschüsse erhaltet ihr auf jeden Fall. Da immer wieder Austauschprojekte abgesagt oder verschoben werden, kann es sein, dass ihr bei der Endabrechnung Anfang des folgenden Jahres eine höhere Förderung als im Weiterleitungsvertrag festgehalten bekommen könnt. Aber auch diese ist höchstens so hoch, wie der ursprünglich von euch beantragte Zuschuss.

Privater Aufenthalt bei Austauschen
Mit diesen Zuschüssen dürfen selbstverständlich keine privaten Urlaubsreisen oder andere private Zwecke bezuschusst werden. Ein Aufenthalt im Gastland vor Beginn der Maßnahme ist unzulässig. Nach Ende des Austauschprogramms kann man noch länger im Land bleiben. Der anschließende Aufenthalt muss aber mindestens einen Tag kürzer sein als die Maßnahme Programmtage hat. Will ein Teilnehmer länger als diese Zeit im Austauschland bleiben, kann für ihn gar kein Zuschuss bezahlt werden.
Ein zu privaten Zwecken verlängerter Aufenthalt kann auch nicht einen Austausch mit zu wenigen Programmtagen zu einem förderfähigen Projekt machen. Sofern durch eine Verlängerung des Aufenthalts die Kosten der Rückreise höher sind, als sie es ohne die Verlängerung wären, müssen diese Zusatzkosten von denjenigen, die den Aufenthalt verlängern privat bezahlt werden.


Sehr Wichtig:

Alle Änderungen von Teilnehmendenzahl, Teilnehmendenalter, Dauer, Termin, Ort, Thema, inhaltliche Gestaltung eures Austauschprojekts müsst ihr unverzüglich im Bundesjugendbüro mitteilen. Macht ihr das nicht, kann es passieren, dass euer gesamter Zuschuss nicht ausgezahlt werden darf. Auch eine Absage eures Projekts müsst ihr sofort mitteilen. Die Mittel können dann anderen Gruppen zur Verfügung gestellt werden.


Rückzahlung
Ihr müsst die Zuschussmittel vor eurem Projekt im Bundesjugendbüro abrufen. Das dürft ihr nicht mehr als zwei Monate vor Beginn eures Austausches tun. Sofern ihr Mittel länger als zwei Monate vor Austauschbeginn abruft, euren Austausch nach Abruf der Mittel leider absagen müsst oder gegen Zuschussbedingungen verstoßen habt, müsst ihr euren Zuschuss zurückzahlen. Dabei müsst ihr Zinsen bezahlen. Diese liegen fünf Prozentpunkte über dem aktuellen Basiszins-satz der Europäischen Zentralbank.
Bei einem Verstoß gegen Bedingungen und einer Absage eures Austauschprojekts müsst ihr den Zuschuss vollständig zurückzahlen. Nehmen weniger Jugendliche an eurem Projekt teil, als beantragt, müsst ihr die entsprechenden Tagessätze bzw. auf die Personen bezogenen Fahrtkostenzuschüsse zurückzahlen.

Welche Formulare ihr ausfüllen müsst :

(Alle Antrags- und Nachweisformulare stehen unten zum Download bereit)
Für den Antrag:
- das ausgefüllte Antragsformular für internationale Globalmittel der ASJ. Darin müssen auch die Felder zu Methoden, die Gleichberechtigung der Geschlechter zu erreichen (Gender-Mainstreaming) und über mögliche Teilnehmende mit Zuwanderungsgeschichte unbedingt ausgefüllt werden.
- Bei Austauschprojekten im ersten Quartal jeden Jahres oder wenn euer Projekt vor der voraussichtlichen Bewilligung eures Antrags starten soll: Ein formloser Antrag auf vorzeitigen Maßnahmebeginn. Wird dieser genehmigt, habt ihr das Recht für euer Projekt notwendige Ausgaben schon vor der Bewilligung des eigentlichen Projektantrags zu machen.

Für den Verwendungsnachweis:
- das vollständig ausgefüllte "Formular für den Verwendungsnachweis internationaler Maßnahmen im KJP" der ASJ
- eine vollständig ausgefüllte und von den Teilnehmenden und den Betreuenden eigenhändig unterschriebene Teilnehmerliste, auf der die Leitung die Richtigkeit der Angaben per Unterschrift bestätigt hat, im Original. Es ist unbedingt die unten zum Download stehende offizielle Liste des BMFSFJ zu verwenden.
- Eine Tagesübersicht, unterteilt in Vormittag, Nachmittag und Abend.
- Eine tabellarische Belegliste der Ausgaben, geordnet nach Zeit und Art der Ausgaben aus den in der Antragskalkulation definierten Ausgabearten. Die Originalbelege und das Kassenbuch bzw. die Buchungsunterlagen der ASB-Buchhaltung müsst ihr fünf Jahre lang aufheben.
- Ein vollständig ausgefülltes Berichtsraster mit der Bestätigung des Kosten- und Finanzierungsplanes durch die buchungsführende Stelle.
- Bei Fahrten in nicht in der Fahrtkostentabelle genannte Länder die entwerteten Fahrkarten oder Flugtickets. Bei Ländern auf der Liste müssen diese mit den Beleglisten fünf Jahre lang vor Ort aufbewahrt werden. Die für Transfers zu Flughäfen oder zentralen Bahnhöfen benutzten Fahrkarten sind ebenfalls vorzulegen bzw. aufzubewahren. Alle diese Dokumente müsst ihr spätestens sechs Wochen nach Ende eures Austauschprojekts an das Bundesjugendbüro in Köln schicken. Wenn ihr ohne Begründung diese Frist nicht einhaltet, ist die ASJ Deutschland berechtigt, ein Entgelt von 100,- Euro zu erheben.

Und noch ganz wichtiges:

Für den Antrag gelten die Richtlinien des Kinder- und Jugendplanes des Bundes in der Fassung vom 19.12.2000 (Gemeinsames Ministerialblatt 2001, S. 17) einschließlich der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projekt-förderung (ANBest-P) in der Fassung 03/06, die nach den Ausführungen und Erläuterungen dieses Merkblattes.

Mit der Antragstellung anerkennen der Rechtsträger und der Veranstalter diese Bedingungen.


Zum Schluss:

Leider sind die internationalen Zuschüsse aus dem KJP seit Jahren nicht ausreichend hoch. Um eine Änderung zu erreichen ist auch Öffentlichkeitsarbeit nötig, zu der ihr beitragen solltet, etwa indem ihr in sämtlichen zu eurem Projekt gemachten Veröffentlichungen und in Interviews auf die Förderung aus dem KJP hinweist. Ein entsprechendes Logo könnt ihr als Datei im Bundesjugendbüro anfordern.


Zugehörige Dateien:
Formular für den Sachbericht zum Verwendungsnachweis zu internationalen Maßnahmen. Formular kann am Rechner ausgefüllt werden.Download (54 kb)
Die Aktuellen Richtlinien für den Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP)Download (416 kb)
Formular für den Verwendungsnachweis für internationale Maßnahmen.Download (85 kb)
Antragsformular für internationale KJP-Zuschussmittel.Download (126 kb)
Diese Erläuterungen als Datei zum Download.Download (132 kb)
Vordruck Belegliste zum Eintragen aller Belege für den Verwendungsnachweise. Belegkopien müssen bei Ausfüllen der Liste nicht zum Verwendungsnachweis hinzugefügt werden.Download (16 kb)
Die allgemeinen Nebenbestimmungen für Förderungen des Bundes.Download (35 kb)
Kurzpräsentation über internationale Zuschussmittel.Download (1815 kb)
Offizielle Teilnehmerliste für Internationale MaßnahmenDownload (31 kb)
Übersicht über die möglichen Förderbeträge für internationale Anträge im KJP.Download (172 kb)
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